La quasi totalité des professionnels sont aujourd’hui équipés d’un photocopieur. Après l’ordinateur, c’est l’équipement bureautique le plus utilisé car il traite aussi bien les photocopies que les impressions. D’incroyables avancées ont été réalisées à tel point que l’on trouve maintenant sur le marché des photocopieuses ultra performantes tant au niveau de la production du volume copies que sur le plan du rendu. De nombreux appareils présentent aussi un excellent rapport qualité prix. Dans cet article, nous faisions le point sur les avantages offerts par l’achat d’un photocopieur pro.
Une facilité de mise en place et d’utilisation
Les photocopieurs d’entreprise tels que vous pourrez les découvrir sur le site materiel-informatique.fr sont le plus souvent multifonctions et présentent une taille relativement imposante pour les plus gros modèles. Toutefois, il existe aussi des photocopieurs compacts d’environ 45 cm X 45 cm et d’autres de 90 cm X 50 cm, faciles à installer partout et qui prennent moins de place. Ce type d'équipement bureautique peut être installé à tout endroit dans des locaux professionnels sous réserve qu’il existe une source d’alimentation à proximité, ceci pour éviter d’utiliser des rallonges.La connectivité pour une centralisation des impressions
Au regard de la connectivité, il est conseillé d’opter pour une photocopieuse avec connexion réseau sans fil ou Wi-Fi. Le système informatique embarqué présent sur ces appareils permet en effet de travailler en réseau et de centraliser les impressions. Cette fonction est indispensable pour optimiser le travail car tous les membres de l’équipe peuvent ainsi se connecter au photocopieur pour imprimer et scanner leurs documents.Rappelons qu’à la différence d’une imprimante qui peut être raccordée à du matériel informatique tout comme au réseau d'une entreprise, la photocopieuse ne fonctionne que sur un réseau informatique reliant des ordinateurs. Le photocopieur pro doit dans ce cas être reconnu par chaque poste informatique pour être opérationnel. Il suffit pour cela de relier le copieur à un routeur via un câble Ethernet. Cela permet à tous les ordinateurs d'être connectés avec la photocopieuse. Il faut ensuite installer les pilotes sur l'ordinateur du poste de travail de chaque utilisateur. La configuration est en général automatisée avec des pilotes préinstallés. Dans le cas contraire, il est nécessaire de connaître l’adresse IP de l’appareil et de procéder à une configuration manuelle. La plupart du temps, une photocopieuse d’entreprise est assortie d’un contrat de maintenance qui comprend également la mise en place. Lorsque le photocopieur est livré, l’installation est le plus souvent assurée par le technicien.
Un pilotage très intuitif
Du côté de l’utilisation, on pourrait dire que l’usage d’un photocopieur pro est un jeu d’enfant. L’utilisateur dispose d’un écran tactile où toutes les fonctionnalités sont indiquées pour garantir un pilotage très intuitif. En conséquence, il devient très facile de lancer une impression recto verso, de régler la vitesse d’impression, d’agrandir ou de réduire l’image ou même de numériser ou envoyer un fax si les fonctionnalités de la machine le prévoient.
Des modèles multifonctions dotés de nombreuses options
Les photocopieurs professionnels sont aujourd’hui ultra perfectionnés et proposent des appareils tout-en-un qui évitent l’achat et l'installation de plusieurs machines séparées. Vous profitez d'un gain de place appréciable dans des bureaux où bien souvent chaque mètre carré compte. Les copieurs multifonctions vous donnent ainsi la possibilité de photocopier un document, une photo ou une image mais également de scanner en les numérisant des feuilles de différents formats (A2, A3 ou A4). Certains copieurs possèdent également la fonction fax pour envoyer un document en télécopie. Il est important de souligner que tous les photocopieurs multifonction ne possèdent pas la fonction télécopie. Sur une photocopieuse d’entreprise vous disposez également de nombreuses options pour ainsi dire jamais proposées sur les copieurs à usage domestique. Ces options supplémentaires permettent d’améliorer encore plus leurs performances et votre productivité. Il s’agit notamment de :- L’impression recto verso automatique grâce à laquelle vous n'aurez pas besoin de retourner la feuille pour copier la seconde face. Les copies recto verso vous font aussi réaliser d’importantes économie de papier.
- D’une finition du travail qui vous fait gagner du temps grâce au tri, à l’assemblage ou l’agrafage des documents. Il suffit de sélectionner le mode de finition sur l'écran tactile pour que vos photocopies ressortent prêtes à être distribuées.
- La fonction perforation. La tache fastidieuse qui consiste à perforer les documents pour les insérer dans un classeur est désormais confiée à la machine qui l'exécute avec plus de précision que la main humaine.
- Un plus grand nombre de bacs et de cassettes pour la réserve de papier ce qui évite les rechargements fréquents. Cette grande capacité de magasins papier vous évite non seulement de remplir vos bacs trop souvent mais surtout de rater l'arrivée de certaines télécopies par manque de papier ou de saturation de la mémoire.
- La possibilité d’imprimer des étiquettes et des copies de tous formats.
- La possibilité de sélectionner l’impression en noir ou en mode couleur pour exécuter des documents à vocation interne ou si un rendu de qualité professionnelle n’est pas indispensable.
- L’option d’impression en mode brouillon pour économiser les consommables.
Une qualité d’impression incomparable
Les fabricants de photocopieurs pro ont considérablement amélioré la qualité d impression de leurs appareils. Ces équipements destinés à un usage intensif garantissent une qualité d’impression largement supérieure à celle des photocopieurs à jet d’encre utilisés souvent dans un cadre privé. La technologie laser est en ce sens incomparable en matière de qualité d'impression. Les modèles les plus récents vous proposent même des photocopies haute définition. On mesure surtout l’importance de la haute définition quand il s’agit de produire des agrandissements de photo par exemple. La qualité d impression offerte par une photocopieuse professionnelle évite aussi de recourir à un atelier ou à un service spécialisé pour les retouches. En effet les nouveaux modèles de copieurs multifonction intègrent des logiciels de retouche photo qui permettent de remanier directement tous types de documents y compris les photos numérisées. En fonction de votre activité vous pouvez donc créer et imprimer des documents photo, des brochures, des supports publicitaires d’une qualité professionnelle.
La vitesse d'impression, un des atouts majeurs des photocopieurs professionnels
Au moment d’investir dans un photocopieur d’entreprise, le critère majeur à prendre en compte est la vitesse d impression et de copie de l’appareil. Seuls les photocopieurs professionnels proposent une vitesse d’impression capable de produire un gros volume de copies à la minute. La vitesse est en effet exprimée en page par minute ou " ppm ". La vitesse de copie peut, en fonction du modèle, aller de 10 copies à 150 copies par minute. À noter cependant qu’un copieur couleur reproduit des pages moins rapidement qu'un copieur monochrome. Le choix de la vitesse d impression de votre appareil dépend donc essentiellement du volume de travaux que vous aurez à faire. Vous devez pour cela estimer le nombre de pages que vous imprimez ou pensez imprimer dans votre future activité, par mois. Au sein d’une entreprise, la nécessité d’un photocopieur performant s’impose. Grâce à la technologie laser, vous pouvez obtenir une vitesse d impression comprise entre 25 et 45 ppm. Ce type de machine suffit si vous imprimez moins de 2 500 pages par mois. En revanche, si votre activité implique d'en imprimer plus, privilégiez un modèle qui vous propose une vitesse d’environ 75 ppm.
